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Datenschutzerklärung zu unseren Trainingstools

Unser Umgang mit Ihren Daten und Ihre Rechte – Informationen nach Art. 13 und 21 der EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

Mit den folgenden Informationen möchten wir Ihnen einen Überblick über die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch uns und Ihre daraus entstehenden Rechte geben.

1. Bezeichnung der Verarbeitungstätigkeit

Durchführung von Onlineschulungen und Weiterbildungsmaßnahmen unter Zuhilfenahme von software- oder cloudbasierten- Tools (diese werden in Folge der Datenschutzerklärung generell als TOOLS bezeichnet).

2. Name und Kontaktdaten des Verantwortlichen

Verantwortlich für die Verarbeitung ist

Neuland Partners for Development & Training GmbH & Co. KG
Von-Schildeck-Straße 12
36043 Fulda
Telefon: +49 661 93414-0
E-Mail: info@neuland-partner.de
Web: www.neuland-partner.de

HINWEIS: Soweit und sobald Sie die Internetseite der TOOLS Aufrufen, sind die Anbieter der TOOLS für die Datenverarbeitung verantwortlich. Nähere Informationen finden Sie unter der Auflistung der eingesetzten TOOLS.

3. Kontaktdaten des Datenschutzbeauftragten

Bestellter externer Datenschutzbeauftragter ist

TOSIT GmbH
Ludwig-Erhard-Straße 2
36088 Hünfeld
Telefon: +49 6652 9697 6100
E-Mail: dsb@tosit.eu
Web: www.tosit.eu

4. Zwecke und Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

4. a) Zwecke der Verarbeitung

Durchführung von Telefonkonferenzen, Online-Meetings, Videokonferenzen und/oder Webinaren (nachfolgend: „Online-Meetings“) unter Zuhilfenahme externer Tools. Die Dienstanbieter dieser Tools werden unter dem nachfolgenden Punkt 5. „Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten“ einzeln aufgeführt.

Wenn „Online-Meetings“ aufgezeichnet werden, werden wir Ihnen dieses zuvor transparent mitteilen und – soweit erforderlich – um Zustimmung bitten. Die Tatsache der Aufzeichnung wird Ihnen zudem in der App angezeigt.

Wenn es zur Protokollierung von Ergebnissen eines Online-Meetings erforderlich ist, werden wir die Chatinhalte protokollieren.

Bei Webinaren werden wir zum Zwecke der Aufzeichnung und Nachbereitung auch die gestellten Fragen der Teilnehmenden verarbeiten.

Die in „Online-Meeting“-Tools wie „Zoom” bestehende Möglichkeit einer softwareseitigen „Aufmerksamkeitsüberwachung“ („Aufmerksamkeitstracking“) ist deaktiviert.

Eine automatisierte Entscheidungsfindung i.S.d. Art. 22 DSGVO kommt nicht zum Einsatz.

4. b) Personenbezogene Daten, die Gegenstand der Verarbeitung sind

Benutzerdaten: Vorname, Nachname, Anzeigename („Display Name“), Telefon (optional), E-Mail-Adresse, Passwort (wenn „Single-Sign-On“ nicht verwendet wird), Profilbild (optional), Abteilung (optional)

Meeting-Metadaten: Thema, Beschreibung (optional), Teilnehmer-IP-Adressen, Geräte-/Hardware-Informationen, Meeting-ID, Telefonnummern, Ort

Bei Aufzeichnungen (optional): MP4-Datei aller Video-, Audio- und Präsentationsaufnahmen, M4A-Datei aller Audioaufnahmen, Textdatei des Online-Meeting-Chats.

Bei Einwahl mit dem Telefon: Angabe zur eingehenden und ausgehenden Rufnummer, Ländername, Start- und Endzeit. Ggf. können weitere Verbindungsdaten wie z.B. die IP-Adresse des Geräts gespeichert werden.

Text-, Audio- und Videodaten: Sie haben ggf. die Möglichkeit, in einem „Online-Meeting“ die Chat-, Fragen- oder Umfragefunktionen zu nutzen. Insoweit werden die von Ihnen gemachten Texteingaben verarbeitet, um diese im „Online-Meeting“ anzuzeigen und ggf. zu protokollieren. Um die Anzeige von Video und die Wiedergabe von Audio zu ermöglichen, werden während der Dauer des Meetings die Daten vom Mikrofon Ihres Endgeräts sowie von einer etwaigen Videokamera des Endgeräts verarbeitet. Sie können die Kamera oder das Mikrofon jederzeit selbst über die „Zoom“-Applikationen abschalten bzw. stummstellen.

Um an einem „Online-Meeting“ teilzunehmen bzw. den „Meeting-Raum“ zu betreten, müssen Sie zumindest Angaben zu Ihrem Namen machen.

Welche Daten dabei von welchen der eingesetzten Tools verarbeitet werden entnehmen Sie bitte der nachfolgenden Tabelle unter dem Punkt 5. „Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten“

4. c) Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Für Beschäftigte der Neuland Partners for Development & Training GmbH & Co. KG ist § 26 BDSG die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung. Sollten im Zusammenhang mit der Nutzung von „Zoom“ Daten nicht für die Datenverarbeitung erforderlich, gleichwohl aber elementarer Bestandteil bei der Nutzung von „Zoom“ sein, so ist Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO die Rechtsgrundlage für die Datenverarbeitung. Unser Interesse besteht in diesen Fällen an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

Für andere Teilnehmende an „Online-Meetings“ ist – soweit die Meetings im Rahmen von Vertragsbeziehungen durchgeführt werden – Art. 6 Abs. 1 lit. b) DSGVO die Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung.

Sollte keine vertragliche Beziehung bestehen, ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f) DSGVO. Auch hier besteht unser Interesse an der effektiven Durchführung von „Online-Meetings“.

5. Empfänger oder Kategorien von Empfängern der personenbezogenen Daten

Mitarbeiter von Neuland Partners for Development & Training GmbH & Co. KG verarbeiten personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Durchführung von Online-Meetings. Diese werden grundsätzlich nicht an Dritte weitergegeben, sofern sie nicht zur Weitergabe bestimmt sind. Beachten Sie bitte, dass Inhalte aus „Online-Meetings“, wie auch bei persönlichen Besprechungen, häufig gerade dazu dienen, um mit Kunden, Interessenten oder Dritten zu kommunizieren und damit zur Weitergabe bestimmt sind.

Bei der Durchführung der Online-Schulungen und Weiterbildung können je nach eingesetzten Anbietern folgende externe Empfänger Daten empfangen:

Zoom Video Communications, Inc. ①, 55 Almaden Blvd., Suite 600, San Jose, CA 95113, E-Mail: privacy@zoom.us

Microsoft Ireland Operations, Ltd. ②, One Microsoft Place, South County Business Park, Leopardstown,

Dublin 18, D18 P521, Irland

LogMeIn, Inc. ③, 333 Summer Street, Boston MA, USA, E-Mail: privacy@logmein.com 

Biggerflip Ltd ④, Kemp House, 160 City Road, London EC1V 2NX, E-Mail privacy@ideaflip.com

MeisterLabs GmbH ⑤, Zugspitzstrasse 2, 85591 Vaterstetten, E-Mail: info@meisterlabs.com

Poll Everywhere, Inc. ⑥, Legal Department, 639 Howard St, San Francisco,  CA 94105 E-Mail: security@polleverywhere.com

Tactivos, Inc. (Mural) ⑦, 650 California St, 7th Floor, Suite 105, San Francisco, CA 94108 E-Mail: compliance@mural.co

Benutzer-, Anmeldedaten

Meta-Daten

Rufnummern

Fragen& Antworten während Seminaren

Umfragedaten

Trainingsinhalte

ZOOM ①

X

X

X

X

X

X

Microsoft Office / Teams ②

X

X

X

   

X

Go to Meeting ③

X

X

X

 

X

X

Ideaflip ④

X

X

   

X

 

Mindmeister ⑤

X

X

     

X

Polleverywhere ⑥

X

X

 

X

X

 

Mural ⑦

X

X

     

X

6. Datenverarbeitung außerhalb der Europäischen Union

Die Anbieter der Tools „Zoom“ (Zoom Video Communications), „Polleverywhere“ (Poll Everywhere, Inc.) und „Mural“ (Tactivos, Inc.) haben Ihren Sitz in den USA. Eine Verarbeitung der personenbezogenen Daten findet damit auch in einem Drittland statt. Wir haben mit den Anbietern von Zoom, Microsoft, GotoMeeting, einen Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen, der den Anforderungen von Art. 28 DSGVO entspricht.

Ein angemessenes Datenschutzniveau ist zum einen durch die „Privacy Shield“-Zertifizierung der Anbieter „Zoom“, „Polleverywhere“ und „Mural“, zum anderen aber auch durch den Abschluss der sog. EU-Standardvertragsklauseln garantiert.

 7. Dauer der Speicherung der personenbezogenen Daten

Speicherdauer

Die unmittelbar von uns über die Video- und Konferenz-Tools erfassten Daten werden von unseren Systemen gelöscht, sobald der Zweck für die Datenspeicherung entfällt, Sie uns zur Löschung auffordern oder Ihre Einwilligung zur Speicherung widerrufen. Gespeicherte Cookies verbleiben auf Ihrem Endgerät, bis Sie sie löschen. Zwingende gesetzliche Aufbewahrungsfristen bleiben unberührt.

Auf die Speicherdauer Ihrer Daten, die von den Betreibern der Tools zu eigenen Zwecken gespeichert werden, haben wir keinen Einfluss. Für Einzelheiten dazu informieren Sie sich bitte direkt bei den Betreibern der Konferenz-Tools.

Tool / Dienst

Speicherdauer durch Neuland

Datenschutzinformationen der Anbieter

ZOOM ①

1 Monat nach Abschluss der Maßnahme

https://zoom.us/de-de/privacy.html.

Microsoft Office / Teams ②

1 Monat nach Abschluss der Maßnahme

https://privacy.microsoft.com/de-de/privacystatement

Go to Meeting ③

1 Monat nach Abschluss der Maßnahme

https://www.logmeininc.com/de/legal/privacy

Ideaflip ④

6 Monate nach Abschluss der Maßnahme

https://ideaflip.com/privacy/

Mindmeister ⑤

6 Monate nach Abschluss der Maßnahme

https://www.mindmeister.com/de/privacy

Polleverywhere ⑥

Sofort nach Abschluß der Maßnahme

https://www.polleverywhere.com/privacy-policy

Mural ⑦

6 Monate nach Abschluss der Maßnahme

https://www.mural.co/terms/privacy-policy

8. Betroffenenrechte

Nach der Datenschutz-Grundverordnung stehen Ihnen folgende Rechte zu:

Sie haben das Recht, Auskunft über die zu Ihrer Person gespeicherten Daten zu erhalten (Art. 15 DSGVO).

Sollten unrichtige personenbezogene Daten verarbeitet werden, steht Ihnen ein Recht auf Berichtigung zu (Art. 16 DSGVO).

Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung verlangen (Art. 17 und 18 DSGVO).

Aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, können Sie der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten durch Neuland Partners for Development & Training GmbH & Co. KG widersprechen (Art. 21 DSGVO). Sofern die gesetzlichen Voraussetzungen vorliegen, unterbleibt in der Folge eine weitere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten durch Neuland Partners for Development & Training GmbH & Co. KG.

Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO).

Da Sie in die Verarbeitung durch eine entsprechende Erklärung eingewilligt haben, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit, der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt.

Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüfen wir, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind.

Weiterhin besteht ein Beschwerderecht beim Hessischen Beauftragten für den Datenschutz.

                Der Hessische Beauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit (HBDI)

                Postfach 3163
                65021 Wiesbaden
                poststelle@datenschutz.hessen.de 

                Telefon: +49 611 1408 - 0 
                Telefax: +49 611 1408 – 611

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